AI-policy

01Doel van deze AI-policy

Vastgoed Verbruggen erkent dat artificiële intelligentie (AI) een nuttig hulpmiddel kan zijn binnen de dagelijkse vastgoedpraktijk. AI kan onder meer worden gebruikt bij het opstellen en verbeteren van teksten, het structureren van informatie, administratieve ondersteuning, communicatie en – onder bepaalde voorwaarden – beeldbewerking. Het gebruik van AI moet echter steeds op een professionele, zorgvuldige, transparante en juridisch correcte manier gebeuren. Deze policy heeft als doel duidelijke afspraken vast te leggen voor het gebruik van AI binnen Vastgoed Verbruggen, rekening houdend met onder meer:

• de Europese AI Act;
• de geldende deontologische regels voor vastgoedmakelaars;
• de regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy;
• de regels inzake eerlijke en niet-misleidende handelspraktijken;
• de algemene professionele zorgvuldigheidsplicht van de vastgoedmakelaar.

AI wordt binnen Vastgoed Verbruggen beschouwd als een ondersteunend hulpmiddel en niet als vervanging van het professionele oordeel van de vastgoedmakelaar.

02Menselijke controle blijft verplicht

Alle informatie die met behulp van AI wordt opgesteld of verwerkt en vervolgens professioneel wordt gebruikt, moet door de betrokken medewerker worden gecontroleerd. De medewerker blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke inhoud die aan een klant, kandidaat-koper, kandidaat-huurder, eigenaar, notaris of andere derde wordt meegedeeld. AI-output mag daarom nooit zonder controle worden overgenomen. Bijzondere aandacht is vereist voor informatie met juridische, financiële, technische of commerciële gevolgen.

• verkoop- en verhuurvoorwaarden;
• vastgoedadvertenties;
• waardebepalingen en schattingen;
• informatie over EPC, asbest, elektriciteit en stedenbouw;
• ontwerpclausules voor overeenkomsten;
• informatie over huur- en verkoopwetgeving;
• berekeningen;
• informatie uit vastgoeddatabanken;
• communicatie over rechten en verplichtingen van partijen.

Bij twijfel wordt de informatie gecontroleerd aan de hand van een betrouwbare bron of voorgelegd aan een bevoegde persoon of gespecialiseerde professional.

03Waarheidsgetrouw gebruik van AI

Alle informatie die door Vastgoed Verbruggen wordt verspreid, moet waarheidsgetrouw zijn. AI mag niet worden gebruikt om:

• eigenschappen van een vastgoed te verzinnen;
• foutieve oppervlaktes, afmetingen of kenmerken te creëren;
• niet-bestaande voorzieningen te vermelden;
• juridische of technische informatie als een zekerheid voor te stellen wanneer deze niet werd

gecontroleerd;

• gebreken bewust te verbergen;
• kandidaat-kopers, kandidaat-huurders, eigenaars of andere derden op enige andere manier te

misleiden. Wanneer AI informatie genereert die niet kan worden geverifieerd, wordt deze informatie niet gebruikt.

04Bescherming van persoonsgegevens

Bij het gebruik van openbare of open AI-systemen moet bijzondere aandacht worden besteed aan de bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens van klanten, kandidaat-kopers, kandidaat-huurders, eigenaars of andere betrokken personen mogen niet zomaar in een open AI-systeem worden ingevoerd. Dit geldt onder meer voor:

• namen en contactgegevens;
• e-mailadressen;
• telefoonnummers;
• identiteitskaartgegevens;
• rijksregisternummers;
• bankgegevens;
• loonfiches en inkomensgegevens;
• arbeidsovereenkomsten;
• gezinssamenstellingen;
• financiële informatie;
• ondertekende overeenkomsten;
• andere documenten of informatie waarmee een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden

geïdentificeerd. Wanneer AI wordt gebruikt om bijvoorbeeld een tekst, e-mail of document op te stellen, worden persoonsgegevens waar nodig eerst verwijderd of geanonimiseerd. Medewerkers blijven steeds verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en persoonsgegevens.

05Gebruik van AI voor teksten

AI mag binnen Vastgoed Verbruggen worden gebruikt als ondersteuning voor onder meer:

• vastgoedadvertenties;
• commerciële teksten;
• e-mails;
• sociale media;
• vertalingen;
• samenvattingen;
• administratieve communicatie;
• voorbereiding van documenten;
• structurering en verbetering van bestaande teksten.

De medewerker controleert vóór publicatie of verzending steeds of de informatie feitelijk correct is, geen ongekende gegevens werden toegevoegd, de tekst overeenstemt met het betreffende vastgoed of dossier, de communicatie professioneel en niet-misleidend is en vertrouwelijke of persoonsgegevens voldoende beschermd zijn. AI mag geen zelfstandig beslissingsrecht krijgen over belangrijke dossierbeslissingen.

06AI en vastgoedfoto's

AI kan worden gebruikt voor het bewerken of genereren van vastgoedbeelden wanneer dit een legitiem doel heeft, bijvoorbeeld om kandidaat-kopers het potentieel van een ruimte te tonen. Mogelijke toepassingen zijn bijvoorbeeld:

• virtuele inrichting van een lege ruimte;
• visualisatie van een mogelijke renovatie;
• visualisatie van een andere inrichting;
• verwijderen of vervangen van virtuele meubels;
• visualisatie van een mogelijke toekomstige toestand.

AI-bewerkingen mogen echter nooit een misleidend beeld van het vastgoed creëren. Het is in het bijzonder niet toegestaan om via AI zonder duidelijke context:

• structurele gebreken weg te werken;
• vocht, scheuren, beschadigingen of andere relevante gebreken te verwijderen;
• ruimtes groter te laten lijken dan ze werkelijk zijn;
• ramen, deuren of andere structurele elementen toe te voegen die niet bestaan;
• het uitzicht of de omgeving op een misleidende manier te veranderen;
• niet-bestaande voorzieningen als bestaande voorzieningen voor te stellen.

07Vermelding bij AI-bewerkte beelden

Wanneer een vastgoedbeeld met AI werd gegenereerd of op een relevante manier met AI werd bewerkt, moet dit duidelijk herkenbaar zijn voor de consument wanneer de toepasselijke transparantieregels dit vereisen. Vastgoed Verbruggen hanteert daarom als interne standaard dat dergelijke beelden duidelijk worden aangeduid, bijvoorbeeld met “AI”, “AI-visualisatie” of “Beeld bewerkt met AI”. Het label moet voldoende groot, zichtbaar en duidelijk onderscheiden zijn van de achtergrond. Waar praktisch mogelijk wordt daarnaast ook het originele beeld ter beschikking gesteld, bijvoorbeeld naast de AI-visualisatie. Bij een visualisatie van een toekomstige of mogelijke toestand kan bijkomend worden vermeld: “AI-visualisatie – indicatieve voorstelling van een mogelijke inrichting/renovatie. De weergegeven toestand stemt niet noodzakelijk overeen met de huidige toestand van het pand.”

08Transparantie over AI

Vastgoed Verbruggen streeft naar een transparant gebruik van AI. Wanneer derden rechtstreeks communiceren met een AI-systeem, bijvoorbeeld via een AI-chatbot, moet voor hen duidelijk zijn dat zij met een AI-systeem communiceren. Ook AI-gegenereerde of AI-bewerkte inhoud wordt als dusdanig herkenbaar gemaakt wanneer dit wettelijk of deontologisch vereist is. AI mag nooit worden gebruikt met de bedoeling de indruk te wekken dat bepaalde informatie, beelden of communicatie authentiek of menselijk gegenereerd zijn wanneer dit tot misleiding kan leiden.

09AI en waardebepalingen

AI en digitale waarderingsinstrumenten kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van een waardebepaling, maar vervangen nooit de professionele beoordeling van de vastgoedmakelaar. Een waardebepaling moet gebaseerd blijven op relevante en controleerbare gegevens, zoals:

• ligging;
• grond- en gebouwoppervlakte;
• staat van het pand;
• energieprestatie;
• stedenbouwkundige toestand;
• vergelijkingspunten;
• actuele marktomstandigheden;
• specifieke positieve en negatieve kenmerken van het vastgoed.

Een door AI voorgestelde waarde wordt nooit zonder verdere controle als definitieve marktwaarde overgenomen.

10Gebruik van databanken

Bij het raadplegen, verwerken of gebruiken van informatie uit externe databanken moeten medewerkers steeds de algemene voorwaarden en gebruiksvoorwaarden van de betreffende databank respecteren. Gegevens uit een databank mogen niet via AI worden verzameld, verwerkt, gekopieerd of hergebruikt wanneer dit strijdig is met de voorwaarden van die databank. Ook hier blijven de regels inzake privacy, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming van toepassing.

11Kennis en opleiding

Medewerkers die AI gebruiken in het kader van hun professionele activiteiten moeten voldoende begrijpen waarvoor het gebruikte AI-systeem dient, welke beperkingen het systeem heeft, dat AI foutieve informatie kan genereren, hoe AI-output moet worden gecontroleerd, welke informatie niet in het systeem mag worden ingevoerd en wanneer transparantie over AI-gebruik vereist is. Vastgoed Verbruggen moedigt medewerkers aan om relevante opleidingen en bijscholingen over AI te volgen. Nieuwe richtlijnen van onder meer het BIV, CIB, de Belgische en Europese overheden worden opgevolgd en waar nodig in deze policy verwerkt.

12Professionele verantwoordelijkheid

Het gebruik van AI verandert niets aan de professionele verantwoordelijkheid van de vastgoedmakelaar of medewerker. “De AI heeft dit gegenereerd” kan nooit als verantwoording dienen voor foutieve, misleidende of ongeoorloofde informatie. Iedere medewerker blijft verantwoordelijk voor wat hij of zij controleert, gebruikt, publiceert, verstuurt of aan een dossier toevoegt.

13Praktische basisregel

Binnen Vastgoed Verbruggen geldt bij ieder gebruik van AI de volgende eenvoudige controle: CONTROLEREN – BESCHERMEN – TRANSPARANT ZIJN Controleer: is de informatie correct, volledig en waarheidsgetrouw? Bescherm: bevat mijn input persoonsgegevens, vertrouwelijke dossierinformatie of andere informatie die ik niet in dit AI-systeem mag invoeren? Transparant: kan een klant of andere derde door deze AI-gegenereerde of bewerkte inhoud een verkeerd beeld krijgen van de werkelijkheid? Zo ja, moet het AI-gebruik duidelijk zichtbaar worden gemaakt of mag de inhoud niet worden gebruikt.

14Verboden toepassingen

Binnen Vastgoed Verbruggen is het niet toegestaan AI te gebruiken voor:

• het bewust verspreiden van foutieve informatie;
• het verbergen van relevante gebreken aan vastgoed;
• het creëren van misleidende vastgoedfoto's;
• het verzinnen van kenmerken van een vastgoed;
• het zonder gepaste waarborgen verwerken van persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in

open AI-systemen;

• het omzeilen van voorwaarden van commerciële databanken;
• het automatisch nemen van belangrijke beslissingen over klanten of kandidaten zonder passende

menselijke beoordeling;

• andere toepassingen die strijdig zijn met de wet, de deontologie of de professionele verplichtingen

van de vastgoedmakelaar.

15Toegelaten en relevante AI-platformen en hulpmiddelen

Vastgoed Verbruggen kan gebruikmaken van verschillende AI-platformen en digitale hulpmiddelen. De onderstaande opsomming is niet limitatief. Nieuwe toepassingen mogen worden gebruikt wanneer zij passen binnen deze policy en voldoende veilig, betrouwbaar en professioneel worden ingezet.

• ChatGPT (OpenAI): voor tekstondersteuning, e-mails, vastgoedteksten, samenvattingen,

brainstorms, vertalingen, structurering van informatie en algemene administratieve ondersteuning. Persoonsgegevens en vertrouwelijke dossierinformatie worden niet ingevoerd in een open of niet-goedgekeurde omgeving.

• Adobe Photoshop: voor professionele beeldbewerking en AI-functies zoals generatief vullen,

verwijderen of toevoegen van visuele elementen en het maken van vastgoedvisualisaties. AI-bewerkingen die de werkelijkheid relevant wijzigen, moeten transparant worden aangeduid en mogen niet misleiden.

• Adobe Illustrator: voor grafische ontwerpen, iconen, plannen, infographics, brochures en andere

visuele communicatiemiddelen. AI-gegenereerde elementen moeten worden gecontroleerd op correctheid, auteursrechten en mogelijke misleiding.

• Adobe Premiere Pro: voor montage en AI-ondersteunde bewerking van vastgoedvideo's, sociale

media, ondertiteling, audioverbetering en andere audiovisuele communicatie. Beelden mogen niet zodanig worden gewijzigd dat een verkeerd beeld van het vastgoed ontstaat.

• Canva en vergelijkbare ontwerptools: voor brochures, sociale media, presentaties, advertenties en

eenvoudige AI-ondersteunde ontwerpen. Ook hier gelden de regels rond transparantie, auteursrechten, persoonsgegevens en waarheidsgetrouwe voorstelling.

• Microsoft Copilot en vergelijkbare kantoorassistenten: voor ondersteuning in Word, Excel,

PowerPoint, Outlook en andere kantoorsoftware, voor zover het gebruikte bedrijfsaccount en de ingestelde gegevensbescherming dit toelaten.

• Google Gemini en andere generatieve AI-assistenten: kunnen als hulpmiddel worden gebruikt voor

algemene, niet-vertrouwelijke taken, mits dezelfde controle- en privacyregels worden toegepast als bij ChatGPT.

• AI-functies binnen CRM-, vastgoed-, marketing-, fotografie- en waarderingssoftware: mogen worden

gebruikt als ondersteunend hulpmiddel wanneer de medewerker begrijpt wat de functie doet en de resultaten controleert. Het feit dat een platform in deze policy wordt vermeld, betekent niet dat alle functies ervan automatisch zijn toegestaan. De concrete toepassing, het type gegevens en de instellingen van het platform bepalen of het gebruik verantwoord is.

16AI voor vertalingen en communicatie

AI mag worden gebruikt om communicatie te vertalen of taaltechnisch te verbeteren, bijvoorbeeld voor communicatie met Franstalige of Engelstalige klanten en kandidaten. De medewerker controleert steeds of de vertaling de oorspronkelijke betekenis correct weergeeft. Bij juridisch belangrijke documenten of clausules mag een AI-vertaling niet zonder inhoudelijke controle als officiële of juridisch bindende vertaling worden beschouwd.

17AI voor juridische en contractuele documenten

AI mag worden gebruikt om een eerste ontwerp, formulering of vereenvoudigde uitleg van een clausule of document voor te bereiden. De uiteindelijke tekst moet echter worden gecontroleerd aan de hand van actuele wetgeving, toepasselijke modellen, dossiergegevens en waar nodig door een bevoegde professional. AI mag nooit zelfstandig bepalen welke juridische clausule in een compromis, huurovereenkomst, aankoopbelofte, bemiddelingsopdracht of ander juridisch document moet worden opgenomen. Voor officiële documenten wordt waar mogelijk gewerkt met actuele modellen en betrouwbare professionele bronnen, zoals toepasselijke CIB- of andere gevalideerde modellen.

18AI bij selectie van kandidaat-huurders of kopers

AI mag worden gebruikt om informatie te structureren of dossiers administratief samen te vatten, maar niet om zelfstandig te beslissen welke kandidaat wordt aanvaard of geweigerd. Selecties en beoordelingen moeten steeds door een mens gebeuren op basis van relevante, objectieve en wettelijk toegelaten criteria. AI mag niet worden gebruikt om personen te beoordelen of te rangschikken op basis van beschermde of niet-relevante persoonskenmerken. Medewerkers moeten alert blijven voor mogelijke vooroordelen of discriminatie in AI-output.

19AI voor sociale media, marketing en video

AI mag worden ingezet voor ideeën, teksten, beelden, video's, ondertiteling, voice-over, advertenties en andere marketingtoepassingen. Marketingmateriaal moet steeds overeenstemmen met de werkelijkheid en mag geen kenmerken, resultaten of verwachtingen suggereren die niet kunnen worden onderbouwd. Wanneer een realistisch beeld, video of geluidsfragment substantieel met AI werd gegenereerd of gemanipuleerd en daardoor voor een derde als authentiek kan worden ervaren, wordt het AI-gebruik duidelijk kenbaar gemaakt wanneer dit vereist is of nodig is om misleiding te vermijden.

20Virtuele staging en renovatievisualisaties

Virtuele staging kan worden gebruikt om een lege of bestaande ruimte aantrekkelijker voor te stellen of het potentieel ervan te visualiseren. Bij dergelijke beelden wordt duidelijk gemaakt dat het om een AI-visualisatie of virtuele inrichting gaat. Waar mogelijk wordt ook een originele foto van de werkelijke toestand getoond. Een visualisatie van een renovatie, uitbreiding, andere indeling of inrichting mag nooit worden voorgesteld als een gegarandeerd uitvoerbare toekomstige toestand. Indien relevant wordt vermeld dat vergunningen, technische haalbaarheid, afmetingen en kosten afzonderlijk moeten worden onderzocht.

21Auteursrechten en intellectuele eigendom

Bij het gebruik van AI moet rekening worden gehouden met auteursrechten, merkenrechten, portretrechten en andere intellectuele eigendomsrechten. Medewerkers mogen niet bewust beschermd materiaal van derden laten reproduceren of gebruiken op een manier waarvoor Vastgoed Verbruggen geen gebruiksrecht heeft. Bij AI-gegenereerde beelden, muziek, video's, ontwerpen of teksten wordt nagegaan of de gebruiksvoorwaarden van het gebruikte platform professioneel en commercieel gebruik toelaten.

22Vertrouwelijke bedrijfs- en dossierinformatie

Naast persoonsgegevens moet ook vertrouwelijke bedrijfsinformatie worden beschermd.

• interne commissies, marges of commerciële afspraken;
• niet-openbare biedingen of onderhandelingsinformatie;
• vertrouwelijke communicatie met klanten, notarissen, advocaten of andere professionals;
• wachtwoorden, toegangsgegevens en beveiligingsinformatie;
• volledige klantendossiers, compromissen, huurovereenkomsten of identiteitsdocumenten;
• interne strategie, personeelsinformatie en andere niet-publieke bedrijfsinformatie.

Dergelijke informatie wordt niet in een open AI-systeem ingevoerd tenzij het kantoor uitdrukkelijk heeft vastgesteld dat de gebruikte omgeving daarvoor geschikt is en de vereiste gegevensbescherming biedt.

23Automatisering en menselijke tussenkomst

AI mag repetitieve werkzaamheden ondersteunen, maar belangrijke communicatie, publicaties en dossierbeslissingen moeten voldoende menselijke controle behouden. Volledig automatische verzending van inhoud naar klanten of publicatiekanalen wordt alleen gebruikt wanneer het proces vooraf is gecontroleerd en er passende waarborgen bestaan. Bij twijfel over een automatisch gegenereerde actie of beslissing krijgt menselijke beoordeling altijd voorrang.

24Nieuwe AI-tools

AI-technologie evolueert snel. Een nieuwe tool hoeft niet afzonderlijk in deze policy te worden vermeld om gebruikt te mogen worden. Voor ingebruikname wordt nagegaan waarvoor de tool wordt gebruikt, welke gegevens worden verwerkt, waar die gegevens terechtkomen, welke gebruiksvoorwaarden gelden, of de output voldoende controleerbaar is en of het gebruik in overeenstemming is met deze policy. Bij twijfel wordt de tool eerst intern besproken voordat deze voor echte klant- of dossierinformatie wordt gebruikt.

25Melding van fouten of incidenten

Wanneer een medewerker vaststelt dat AI heeft geleid tot foutieve informatie, een misleidend beeld, een mogelijke inbreuk op persoonsgegevens of een andere ongewenste situatie, wordt dit zo snel mogelijk intern gemeld via [email protected] of rechtstreeks aan de zaakvoerder. Foutieve of misleidende inhoud wordt waar mogelijk onmiddellijk gecorrigeerd of verwijderd. Bij een mogelijk gegevensincident wordt beoordeeld welke verdere stappen volgens de toepasselijke privacy- en beveiligingsregels noodzakelijk zijn.

26Slotbepaling

AI is binnen Vastgoed Verbruggen een hulpmiddel om efficiënter te werken, maar menselijke expertise, professionele verantwoordelijkheid en correcte informatieverstrekking blijven steeds centraal staan. Bij twijfel over het gebruik van AI wordt de betreffende toepassing niet gebruikt of gepubliceerd voordat hierover intern duidelijkheid werd verkregen. Deze AI-policy wordt aangepast wanneer nieuwe wettelijke, deontologische of technische ontwikkelingen dit vereisen.